Un Sistema de Información (SI) es el conjunto y manejo de información que resulta de la relación de componentes interdependientes que facilitan la toma de decisiones, a partir de un proceso de colecta y análisis de datos. La mayoría de las veces es soportado por la informática y su estructura se basa en los aparatos electrónicos, no obstante, en el concepto puro, es el manejo de la información la escancia del SI.
Consideraciones sobre el concepto de Sistema de Información
La primera consideración que debe hacerse es la definición de SISTEMA, básicamente, es un conjunto de componentes que interactúan entre si para lograr un objetivo común. En este orden de ideas, un Sistema de Información (SI) persigue un objetivo, el cual es: el manejo de la información.
Los SI están por todos lados; el mismo ser humano es un SI o más bien, el conjunto de SI; por ejemplo, el Sistema Nervioso, Cardio vascular, etc. Debe recordarse que el cerebro es el procesador de la información que los diferentes SI del cuerpo humano colecta.
Para efectos de esta publicación, se trabajará el concepto de SI desde el punto de vista empresarial, es decir, la definición de un SI en relación con las organizaciones. Asi las cosas un SI, desde el punto de vista de la organización es: la unidad de manejo de la información de las diferentes áreas funcionales de la empresa, de manera que proporciona un panorama completo de la dinámica de la empresa para la toma de decisiones.
Conforme a lo anterior, el SI integra la información de la empresa, bien sea porque es el centro de procesamiento de datos y construcción de información o porque es el integrados de otros SI de la empresa. La gráfica siguiente muestra esta consideración.
En relación con lo anterior, un concepto emerge de las relaciones, el concepto de control; el control del SI es la capacidad de mantener el funcionamiento del mismo y asegurar el desempeño del mismo. En consecuencia de lo anterior, el SI se diseña conforme a la estructura de la empresa; es decir, se usa el organigrama para determinar los canales formales e informales, las interdependencias, las personas y funciones clave, los enlaces críticos de comunicación.
La siguiente tabla muestra las consideraciones anteriores:
Estructura de un Sistema de Información
La finalidad del SI es el procesamiento de las entadas, mantener los archivos de datos, procesar la información, entregar reportes y demás salidas; para lograr lo anterior, el SI requiere una estructura acorde con lo necesario, es decir, la relación entre 4 componentes, así:
La información es el elemento más importante, se trata de la esencia, la sustancia del SI, pues, se trata de colectar datos, procesar y analizar los mismos para construir la información. La información suele organizarse en Bases de Datos, las cuales son unas estructuras de datos que relacionan diferentes tablas entre si para poder atender cualquier tipo de información que se requiera por parte de los miembros de la empresa.
Los programas o el software es el conjunto de instrucciones o códigos que manejan la información a través de la relación con los aparatos; los aparatos son los mecanismos que hacen que el SI se pueda operar.
En relación con las personas, éstas pueden dividirse en usuarios y administradores; los usuarios son quienes ingresan, procesan y obtienen información del SI, los administradores tienen la responsabilidad de manejar los perfiles de los usuarios o mantener la información en las tablas.
El Diseño de un Sistema de Información
El diseño del SI es la manera de representar el esquema mental de lo que se desea y cómo se desea en términos de información. Dicho de otra manera, debe dejarse claro de manera escrita, preferiblemente gráfica los datos que se necesitan, la información que desea obtenerse y manejarse, los tiempos, los medios de comunicación y las maneras de acceder a la plataforma en la que se manejará todo.
Lo anterior implica que el primer paso del diseño de un SI está relacionado con la definición del contenido, el tipo y el manejo de información que la organización requiere. En relación con esto, es fundamental considerar que el SI es la integración de todos los datos posibles de la dinámica de operaciones de la empresa, esto implica que conforme a los diferentes niveles jerárquicos, habrá diferentes tipos de información. La siguiente gráfica muestra esta consideración:
Paso seguido, debe definirse los softwares que manejarán de la mejor manera la información. Los criterios de elección del software están en relación con: la velocidad de proceso de datos, la facilidad de manejo por parte del usuario, el costo de adquisición o de diseño y desarrollo, la disponibilidad en el entorno, la compatibilidad con las diferentes plataformas existentes en el mercado. En el apartado del software es muy importante distinguir dos tipos de programas: el Sistema Operativo y las Aplicaciones; el primero soportará la plataforma de integración y el SI como tal y los segundos, manejarán la información.
Debido a que la información crece de manera constante y es infinito su tamaño, la elección de los diferentes aparatos (Hardware) que administraran y soportarán la información, es crucial. El Hardware es mucho más que los computadores que se requieren, se refiere a los medios de almacenamiento, los cables de comunicación y transmisión de datos y otras consideraciones técnicas.
Hasta este punto, se identifican dos tipos de personas; uno técnico que se encarga de traducir a requerimientos de Software y Hardware las necesidades de información de la empresa, el otro tipo de persona es el usuario, es decir, el equipo de trabajo que utilizará el SI bien sea para ingresar datos, procesarlos o para obtener información de éste. En todo caso, cada tipo de persona y sus diferentes clases, tienen niveles, así:
- Personal de tipo técnico
- Director del SI
- Equipo de soporte técnico para la información
- Equipo de soporte técnico para la plataforma
- Personal de tipo usuario
- Administrador del SI
- Usuario de diferente nivel de acuerdo a la jerarquía en la organización
El punto final en el diseño es la definición de la Plataforma Integradora del SI. Es un software, pero, no necesariamente pertenece al grupo de software de manejo técnico de la información; muchas veces es una interface diseñada y desarrollada por la empresa o especialmente para ser la cara del SI.
El siguiente esquema muestra el diseño de un SI
La implementación de un Sistema de Información
La implementación de un SI es la puesta en escena del diseño del mismo; es decir, realizar física y realmente todo lo que se dijo se iba a hacer en el diseño. Básicamente, son los mismos pasos del diseño, pero, en esta oportunidad no es un esquema sino la actuación propia que implica el paso descrito.
Los pasos para la implementación, son:
- Analizar los requerimientos de información a ser implementados en el sistema de información gerencial, dependiendo de las necesidades de cada usuario.
- Determinar la metodología y el software de programación que se utilizara para la implementación del sistema de información gerencial.
- Realizar el diseño del sistema de información gerencial que permita llevar una correcta toma de decisión por parte de la gerencia administrativa de la empresa.
- Realizar las pruebas respectivas del sistema de información gerencial, para detectar los posibles errores que se puedan originar antes de implementar el SIG.
Conclusiones
Un Sistema de Información (SI) es la interrelación entre información y personas a través de programas especializados (softwares) y aparatos (hardware) para resolver situaciones de la organización.
Para diseñar SI para las organizaciones, es aconsejable usar la estructura de ésta para definir los elementos de aquel. Asi se pueden identificar los canales formales e informales, las interdependencias, las personas y funciones clave, los enlaces críticos de comunicación.
La estructura de un SI es la identificación de los elementos del mismo, como son información, personas, software y hardware.
El Diseño de un SI es la explicitación, preferiblemente gráfica, de la Definición de los requerimientos de información, esto es Qué necesita conocer la empresa, diagrama entidad relación, organización y presentación, acceso a la información y la definición de escenarios y tiempos de acceso; Determinación del Software, ¿Desarrollo o adquisición?, compatibilidad, disponibilidad y costos; Definición del Hardware, crecimiento y disponibilidad, comunicación y periféricos; Conformación del Equipo de trabajo, equipo técnico, equipo tipo usuario; Plataforma integradora, interface, núcleo de proceso, asignación y distribución.
Para implementar un SI deben realizarse real y físicamente las tareas y actuaciones que respondan los siguientes items: Analizar los requerimientos de información, Determinar la metodología y el software de programación, Realizar el diseño del sistema de información, Realizar las pruebas respectivas del sistema de información gerencial.
Fuentes
- Beynon-Davies, Paul (2016). Sistemas de información; Introducción a la informática en las organizaciones. Editorial Reverte. Paginas: 670. ISBN: 9788429143973. eISBN Pdf: 9788429194449
- Rodríguez Bermúdez, José Ramón. (2016). Planificación y dirección estratégica de sistemas de información. Universitat Oberta de Catalunya. Paginas: 166. ISBN: 9788490648667. eISBN Pdf: 9788490648674. eISBN Epub: 9788490648681
- Gil Estallo, M. de los Angeles. (2002). Los sistemas de información y control en la empresa. UOC Papers. Paginas: 50. ISBN: 8484297101
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