¿Cómo pueden las PYME usar la IA?

La evolución de los procesos en las PYME ha sido ampliamente estudiada, destacando su adaptación a los avances tecnológicos y las cambiantes demandas del mercado. Conceptos como la reingeniería de procesos y la gestión de procesos han sido fundamentales para mejorar la eficiencia y la calidad. La digitalización ha permitido a las PYME automatizar tareas y mejorar la toma de decisiones, mientras que la innovación abierta aprovecha el conocimiento externo para mejorar procesos y productos, ayudándolas a prosperar en un entorno dinámico.

En esta publicación se discute sobre las áreas funcionales de una PYME y los procesos asociados a cada una, incluyendo cómo podrían beneficiarse del uso de IA.

Inteligencia Artificial

El concepto de Inteligencia Artificial (IA) ha sido abordado por varios autores desde diversas perspectivas a lo largo del tiempo. En su libro "Artificial Intelligence: A Modern Approach", Russell y Norvig (2022) definen la IA como el campo de estudio que busca desarrollar sistemas informáticos capaces de realizar tareas que requieren inteligencia humana. En contraste, McCarthy, Minsky, Rochester y Shannon (1955) introdujeron el término en la famosa Conferencia de Dartmouth, donde lo definieron como la "construcción de programas informáticos que puedan llevar a cabo tareas que, cuando se realizan por seres humanos, requieren inteligencia".

Sin embargo, el concepto de IA ha evolucionado con el tiempo, y autores como Kurzweil (2012) lo ven como un proceso de emulación de la mente humana mediante algoritmos y computadoras. Kurzweil argumenta que la IA tiene el potencial de superar las capacidades humanas en muchas áreas, llevando a una era de inteligencia ampliada. Estas perspectivas resaltan la amplitud y el alcance del campo de la IA, desde su definición inicial hasta su potencial futuro en la mejora y extensión de las capacidades humanas.

A lo largo de la historia, la Inteligencia Artificial (IA) ha sido objeto de fascinación y especulación por parte de académicos y científicos. En su libro "Artificial Intelligence: A Modern Approach", Russell y Norvig (2022) trazan el desarrollo de la IA desde sus primeros días en la década de 1950 hasta los avances contemporáneos. Russell y Norvig destacan los hitos clave, como el nacimiento del término "Inteligencia Artificial" en la Conferencia de Dartmouth en 1956 y los primeros programas de IA diseñados para jugar al ajedrez y resolver problemas de lógica.

En su obra "How to Create a Mind", Kurzweil (2012) ofrece una perspectiva única sobre la evolución de la IA, argumentando que el cerebro humano mismo es el modelo más avanzado de inteligencia artificial. Kurzweil explora cómo los avances en la comprensión del cerebro y el desarrollo de algoritmos inspirados en la biología están llevando a una IA cada vez más sofisticada y autónoma.

Por otro lado, en "Superintelligence: Paths, Dangers, Strategies", Bostrom (2014) examina el futuro potencial de la IA y sus implicaciones éticas y existenciales. Bostrom plantea preguntas provocativas sobre el impacto de una IA superinteligente en la sociedad humana y aboga por una reflexión cuidadosa y una planificación estratégica para mitigar posibles riesgos.

En contraste, en su libro "The Singularity Is Near", Kurzweil (2005) predice una fusión inevitable entre humanos y máquinas, en la que la IA jugará un papel central. Kurzweil postula que esta convergencia conducirá a un avance sin precedentes en la inteligencia y la capacidad humana.

Procesos en las PYME

Áreas Funcionales y Procesos

Las áreas funcionales de una empresa se conciben como concentraciones de autoridad, funcionalidad, recursos y responsabilidades. Estas áreas son fundamentales para la operación eficiente de la organización, ya que cada una de ellas cumple roles específicos que contribuyen al logro de los objetivos empresariales. La dirección general o administración establece la visión y estrategia global, mientras que recursos humanos se encarga de gestionar el capital humano, asegurando que la empresa cuente con el personal adecuado y bien capacitado. Finanzas y contabilidad administra los recursos financieros de la empresa, garantizando una gestión eficaz de los fondos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

A propósito de lo anterior, Ariza, y (2016) propone las siguientes áreas funcionales: Producción u Operaciones, Ventas o Marketing, Gestión de Recursos Humanos, Finanzas, Gerencia y Estrategia. Con base en esto y en relación con esta investigación, se proponen los siguientes procesos empresariales, conforme a las áreas funcionales de la empresa: Área de Gerencia y Estrategia, procesos de: Análisis Entorno, Diseño y Control Estrategia; Área de Producción u Operaciones, Realización del Producto, Calidad en las Operaciones; Área de Gestión de Recursos Humanos, Selección de Colaboradores, Promoción y Desarrollo de empleados, Política de Remuneración; Área de Ventas o Marketing, Promoción del Producto, Venta del Producto, Seguimiento al Cliente; Área de Finanzas, Inversión y Crecimiento de la empresa, Política de Pagos y Cobros, Política de Distribución de Utilidades.

La siguiente tabla muestra las Áreas Funcionales y los Procesos en las Organizaciones <Center>

Área Funcional	Procesos
Gerencia y Estrategia	§  Análisis del Entorno: Consiste en examinar y evaluar los factores externos que pueden afectar a la empresa, como el mercado, la competencia, la tecnología y el entorno legal §  Diseño y Control Estratégico: Implica la formulación de la estrategia empresarial, es decir, definir los objetivos a largo plazo y los planes para alcanzarlos, así como establecer mecanismos de control para asegurar que la estrategia se implemente correctamente.
Producción u Operaciones	§  Realización del Producto: Comprende todas las actividades necesarias para fabricar o crear el producto o servicio de la empresa, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final al cliente. §  Calidad en las Operaciones: Se refiere a garantizar que los procesos de producción sean eficientes y cumplan con estándares de calidad establecidos, a través de medidas de control y mejora continua.
Gestión de Recursos Humanos	§  Selección de Colaboradores: Incluye identificar, reclutar y contratar a los candidatos más adecuados para cubrir las necesidades de la empresa. §  Promoción y Desarrollo de Empleados: Implica proporcionar oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional a los empleados actuales, a través de programas de capacitación, promoción interna, entre otros. §  Política de Remuneración: Consiste en establecer sistemas de compensación justos y competitivos que motiven a los empleados a alcanzar sus metas y contribuir al éxito de la empresa.
Ventas o Marketing	§  Promoción del Producto: Comprende las actividades de publicidad, promoción de ventas, relaciones públicas y marketing digital para dar a conocer y posicionar el producto o servicio en el mercado. §  Venta del Producto: Consiste en el proceso de persuadir a los clientes potenciales para que adquieran el producto o servicio, a través de técnicas de ventas efectivas y atención al cliente. §  Seguimiento al Cliente: Implica mantener una relación continua con los clientes, brindando soporte postventa, recopilando comentarios y fomentando la lealtad del cliente.
Finanzas	§  Inversión y Crecimiento de la Empresa: Se refiere a la gestión de los recursos financieros de la empresa, incluyendo la toma de decisiones sobre inversiones y estrategias de crecimiento. §  Política de Pagos y Cobros: Consiste en establecer políticas y procedimientos para la gestión eficiente de los pagos a proveedores y cobros a clientes, garantizando la liquidez y solvencia de la empresa. §  Política de Distribución de Utilidades: Implica decidir cómo distribuir los beneficios obtenidos por la empresa entre los accionistas, reinvertirlos en la empresa o destinarlos a otros fines.

Evolución de los procesos en las PYME

Varios autores han examinado la evolución de los procesos en las pequeñas y medianas empresas (PYME), destacando su adaptación a los avances tecnológicos y las cambiantes demandas del mercado. En su estudio, Hammer (1990) introdujo el concepto de "reingeniería de procesos", argumentando que las PYME necesitan reevaluar y rediseñar sus procesos fundamentales para mejorar la eficiencia y la calidad. Esta perspectiva fue complementada por Davenport (1993), quien enfatizó la importancia de la gestión de procesos como una forma de mejorar la competitividad y la agilidad en un entorno empresarial dinámico.

Además, autores como Laudon y Laudon (2018) han explorado cómo la digitalización ha transformado los procesos en las PYME. Argumentan que la adopción de tecnologías de la información y comunicación (TIC) ha permitido a las PYME automatizar tareas, mejorar la colaboración y la toma de decisiones, y llegar a nuevos mercados de manera más eficiente. Esta transformación digital se alinea con las ideas de Chesbrough (2006), quien introdujo el concepto de "innovación abierta" como un enfoque para aprovechar el conocimiento y la experiencia externa en la mejora de los procesos y productos de una empresa.

La evolución de los procesos en las PYME ha sido un tema de interés para varios académicos y expertos en gestión. Desde la reingeniería de procesos hasta la digitalización y la innovación abierta, estos enfoques ofrecen perspectivas valiosas sobre cómo las PYME pueden adaptarse y prosperar en un entorno empresarial en constante cambio.

Uso de la IA en las PYME

La siguiente es la propuesta de uso de la IA en los procesos de las PYME

Gerencia y Estrategia
Proceso	Cómo lo hace la PYME	Uso de IA
Análisis del Entorno	La PYME examina y evalúa los factores externos que pueden afectar a la empresa, como el mercado, la competencia, la tecnología y el entorno legal.	La IA puede analizar grandes cantidades de datos externos, como tendencias del mercado, movimientos de la competencia y cambios regulatorios. Los algoritmos de IA pueden identificar oportunidades y amenazas, proporcionando informes detallados y recomendaciones estratégicas basadas en datos en tiempo real.
Diseño y Control Estratégico	La PYME formula estrategias empresariales, definiendo objetivos a largo plazo y planes para alcanzarlos, y establece mecanismos de control para asegurar la correcta implementación de la estrategia.	La IA puede utilizarse para simular escenarios estratégicos y predecir el impacto de diferentes decisiones a largo plazo. Los sistemas de IA pueden monitorizar el progreso en tiempo real y ajustar las estrategias automáticamente basándose en los resultados y cambios en el entorno, asegurando una implementación eficiente y adaptativa de la estrategia.

Producción u Operaciones
Proceso	Cómo lo hace la PYME	Uso de IA
Realización del Producto	La PYME lleva a cabo la fabricación o provisión del producto o servicio, gestionando la cadena de suministro y optimizando los procesos de producción para garantizar la entrega oportuna y eficiente.	La IA puede utilizarse para optimizar los procesos de producción mediante la predicción de la demanda, la planificación de la producción, el control de inventario y la detección de anomalías en el proceso. Los algoritmos de IA pueden ayudar a mejorar la eficiencia y reducir los costos operativos al identificar áreas de mejora y automatizar tareas repetitivas.
Calidad en las Operaciones	La PYME implementa controles de calidad en cada etapa del proceso de producción para garantizar que los productos cumplan con los estándares establecidos. Esto puede incluir inspecciones, pruebas y seguimiento de la calidad.	La IA puede utilizarse para mejorar la calidad en las operaciones mediante el análisis de datos en tiempo real para identificar problemas de calidad, prevenir defectos y optimizar los procesos de control de calidad. Los sistemas de IA pueden detectar patrones y tendencias en los datos de producción para tomar decisiones más informadas sobre cómo mejorar la calidad del producto.

Ventas o Marketing
Proceso	Cómo lo hace la PYME	Uso de IA
Promoción del Producto	La PYME realiza actividades de publicidad, promoción de ventas, relaciones públicas y marketing digital para dar a conocer y posicionar el producto o servicio en el mercado.	La IA puede utilizarse para mejorar la eficacia de la promoción del producto mediante la segmentación de audiencias, la personalización de mensajes y la optimización de las estrategias de marketing en tiempo real. Los algoritmos de IA pueden analizar grandes cantidades de datos para identificar patrones de comportamiento del consumidor y sugerir acciones específicas para aumentar la efectividad de la promoción.
Venta del Producto	La PYME utiliza técnicas de ventas efectivas y atención al cliente para persuadir a los clientes potenciales a adquirir el producto o servicio. Esto puede incluir la atención personalizada, la demostración del producto y el cierre de ventas.	La IA puede utilizarse para mejorar la venta del producto mediante la automatización de tareas de ventas, la personalización de ofertas y la recomendación de productos basada en el análisis predictivo. Los sistemas de IA pueden analizar el comportamiento del cliente y las interacciones previas para identificar oportunidades de venta y ofrecer recomendaciones personalizadas en tiempo real.
Seguimiento al Cliente	La PYME mantiene una relación continua con los clientes, brindando soporte postventa, recopilando comentarios y fomentando la lealtad del cliente a través de seguimiento personalizado y atención a sus necesidades.	La IA puede utilizarse para mejorar el seguimiento al cliente mediante la automatización de respuestas a consultas frecuentes, la personalización de mensajes de seguimiento y la identificación de clientes en riesgo de abandono. Los sistemas de IA pueden analizar datos de interacción con el cliente para identificar patrones de comportamiento y predecir las necesidades futuras del cliente, permitiendo una comunicación más efectiva y una mayor retención de clientes.

Gestión de Recursos Humanos
Proceso	Cómo lo hace la PYME	Uso de IA
Selección de Colaboradores	La PYME identifica, recluta y contrata a los candidatos adecuados mediante procesos de revisión de currículums, entrevistas y evaluaciones.	La IA puede utilizarse para mejorar la selección de colaboradores mediante el análisis de grandes volúmenes de datos de candidatos, la preselección automatizada de currículums y la realización de evaluaciones iniciales. Los algoritmos de IA pueden identificar los mejores candidatos basándose en sus habilidades, experiencias y compatibilidad con la cultura organizacional.
Promoción y Desarrollo de Empleados	La PYME proporciona oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional a través de programas de capacitación, promoción interna y evaluación del desempeño.	La IA puede utilizarse para personalizar los programas de capacitación y desarrollo basándose en el análisis de las necesidades individuales de los empleados. Los sistemas de IA pueden recomendar cursos, talleres y actividades de desarrollo específicos para cada empleado, así como monitorear su progreso y eficacia.
Política de Remuneración	La PYME establece sistemas de compensación justos y competitivos para motivar a los empleados y asegurar su satisfacción laboral.	La IA puede utilizarse para optimizar la política de remuneración mediante el análisis de datos de mercado y desempeño interno. Los algoritmos de IA pueden recomendar ajustes salariales, bonos y otros incentivos basándose en el rendimiento individual y comparaciones con el mercado laboral, asegurando así una compensación equitativa y motivadora.

Finanzas
Proceso	Cómo lo hace la PYME	Uso de IA
Inversión y Crecimiento de la Empresa	La PYME toma decisiones sobre inversiones y estrategias de crecimiento, analizando oportunidades de expansión y asignación de recursos.	La IA puede utilizarse para analizar grandes volúmenes de datos financieros y de mercado, identificando oportunidades de inversión y optimizando la asignación de recursos. Los algoritmos de IA pueden predecir tendencias de mercado y evaluar el rendimiento potencial de diferentes opciones de inversión.
Política de Pagos y Cobros	La PYME gestiona los pagos a proveedores y los cobros a clientes, asegurando un flujo de efectivo adecuado y evitando problemas de liquidez.	La IA puede optimizar la gestión de pagos y cobros mediante el análisis predictivo para anticipar problemas de liquidez y automatizar los procesos de facturación y cobro. Los sistemas de IA pueden identificar patrones de pago y recomendar acciones para mejorar la eficiencia en la gestión del flujo de efectivo.
Política de Distribución de Utilidades	La PYME decide cómo distribuir los beneficios obtenidos entre los accionistas, reinvertirlos en la empresa o destinarlos a otros fines.	La IA puede ayudar en la toma de decisiones sobre la distribución de utilidades mediante el análisis de datos financieros y de mercado. Los algoritmos de IA pueden recomendar estrategias de distribución basadas en el rendimiento financiero, las necesidades de reinversión y las expectativas de los accionistas.

Conclusiones

La discusión sobre las áreas funcionales de una PYME y los procesos asociados ha destacado la importancia de una gestión eficiente y adaptativa en diferentes aspectos del negocio. En el área de Gerencia y Estrategia, se subraya la necesidad de un análisis constante del entorno y un diseño estratégico flexible para mantenerse competitivo en un mercado dinámico. La implementación de IA puede facilitar la recopilación y análisis de datos, permitiendo decisiones más informadas y adaptativas en tiempo real.

En el área de Producción u Operaciones, se enfatiza la importancia de la eficiencia y la calidad. La IA puede optimizar la cadena de suministro, prever la demanda y detectar fallos en la producción, mejorando así la eficacia operativa y reduciendo costos. La calidad en las operaciones se puede mantener mediante sistemas de IA que supervisen y analicen los procesos en tiempo real, garantizando el cumplimiento de los estándares y la mejora continua.

La gestión de Recursos Humanos es crucial para el éxito de una PYME, abarcando desde la selección y desarrollo de colaboradores hasta la política de remuneración. La IA puede revolucionar estos procesos mediante la automatización de la preselección de candidatos, la personalización de programas de desarrollo y la optimización de las políticas de compensación. Esto no solo mejora la eficiencia del departamento de RRHH, sino que también asegura una fuerza laboral motivada y bien alineada con los objetivos empresariales.

Finalmente, en las áreas de Ventas o Marketing y Finanzas, la IA puede transformar la forma en que se gestionan las relaciones con los clientes y los recursos financieros. En marketing, permite una promoción y venta de productos más dirigida y efectiva, mientras que en finanzas, ayuda a tomar decisiones de inversión más informadas y gestionar el flujo de caja con mayor precisión. En conjunto, la adopción de IA en estas áreas funcionales permite a las PYME no solo mejorar su eficiencia operativa, sino también adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y fortalecer su posición competitiva.

Referencias:

• Ariza, Y. (2016). Desarrollo de la teoría organizacional, en torno a las dinámicas del capitalismo y la innovación. Ad-Gnosis, 5(5). https://doi.org/10.21803/adgnosis.v5i5.210
• Bostrom, N. (2014). *Superintelligence: Paths, Dangers, Strategies*. Oxford University Press.
• Chesbrough, H. W. (2006). *Open innovation: The new imperative for creating and profiting from technology*. Harvard Business Press.
• Davenport, T. H. (1993). *Process innovation: Reengineering work through information technology*. Harvard Business Press.
• Hammer, M. (1990). Reengineering work: Don't automate, obliterate. *Harvard Business Review, 68*(4), 104-112.
• Kurzweil, R. (2005). *The Singularity Is Near: When Humans Transcend Biology*. Viking.
• Kurzweil, R. (2012). *How to Create a Mind*. Viking.
• Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2018). *Management Information Systems: Managing the Digital Firm* (15th ed.). Pearson.
• McCarthy, J., Minsky, M., Rochester, N., & Shannon, C. (1955). A proposal for the Dartmouth summer research project on artificial intelligence. Recuperado de http://www-formal.stanford.edu/jmc/history/dartmouth/dartmouth.html
• Russell, S., & Norvig, P. (2022). *Artificial Intelligence: A Modern Approach* (5th ed.). Pearson.