El estudio Administrativo es la información referente a poner en marcha la estrategia inicial de un proyecto; con base en los objetivos trazados, se identificará las necesidades de Recursos Humanos, en términos de Capacidades, para lograr los estados deseados, asimismo, la mejor organización (asignación de recursos y responsabilidades) que haga del proyecto una dinámica eficiente.
Con base en la premisa fundamental de Alfred D. Chandler (1918-2007), expresada en su libro “Strategy and Structure”, publicado en 1967; La estrategia precede la estructura; puede explicarse que el Estudio Administrativo del proyecto contenga los siguientes componentes:
- Estrategia (Planeación Estratégica)
- Estructura (Organización de Jerarquía y Comunicaciones)
- Aspectos Legales y Fiscales
- Aspectos Laborales
- Aspectos Sociales (Sociedad, Medio Ambiente, otros)
Chandler (1962), afirmó que cuando las organizaciones comienzan su actividad suelen hacerlo con un solo producto o línea (simplicidad de la estrategia), por lo que necesitan una estructura sencilla; al crecer pasan a una integración vertical o a la diversificación de productos, siendo obligado establecer una estructura divisionalizada.
La definición de una estructura organizativa supone el diseño de tareas, la asignación de responsabilidades y el establecimiento de líneas de autoridad y canales de comunicación, convirtiéndose en un medio para ayudar a la organización a alcanzar sus metas. (Aragón et All, 1998).
Conforme a lo anterior la Estrategia Corporativa crea las condiciones para que la Estructura se genere de manera que ésta soporte a aquella y se logren los objetivos. Dicho de otra manera, la Estructura permite operacionalizar la Estrategia a través de sus múltiples relaciones de jerarquía y comunicación. Con base en todo esto, la primera parte del Estudio Administrativo, como lo es La Estrategia Corporativa (que se logra a través de la Planeación Estratégica) se refiere a la definición de los planes de acción que cursan los caminos para alcanzar la posición de privilegio que la empresa desea en el mercado. Asimismo, la revisión o establecimiento de la Misión y la Visión de la empresa (Proyecto en este caso)
La segunda parte del Estudio Administrativo, tiene que ver la Estructura; es decir, la manera de plasmar una representación gráfica de los diferentes niveles de la empresa, mostrando la dependencia, relaciones directas e indirectas, autoridad y responsabilidad. (Ver mas sobre Estructura)
Hasta aquí un dato muy importante en relación con los costos y gastos del proyecto; es decir, cuánto cuesta poner en marca esta estrategia a través de la estructura.
En relación con los Aspectos Legales y Fiscales, se trata de la investigación tendiente a conseguir información sobre costos y gastos relacionados con normatividad para formalizar el proyecto ante autoridades, asimismo, proyectar los egresos del flujo de caja relacionados con impuestos. Esto indica que la revisión de tipo de sociedad, carga impositiva de las actividades económicas, asi también los costos y gastos relacionados con operaciones, deben ser contempladas en esta sección.
Sobre los Aspectos laborales, debe contemplarse lo siguiente:
- Descripción de Cargos, perfiles y análisis de puestos, para así evitar confusiones en las tareas asignadas a cada individuo, así como detallar la responsabilidad de cada uno de los puestos, y en general todas las actividades necesarias para diseñar la estructura organizacional y su funcionamiento.
- La forma legal como son vinculados las diferentes personas que van a formar parte de la planta de personal del proyecto.
Los Aspectos sociales del proyecto tienen que ver con la intención expresada en la Planeación Estratégica sobre relación con el entorno, bien sea por proyectos sociales, ambientales o ambos. En este componente del Estudio Administrativo se relacionan las actividades (Plan de Acción) y los costos y gastos relacionados para desarrollar las actuaciones pertinentes con el ánimo de lograr impacto en la comunidad del área de influencia del proyecto.
En resumen, el Estudio Administrativo, Legal y Social de un proyecto es la información obtenida después de consultas y cálculos sobre Estrategia, Estructura, Aspectos legales de constitución y funcionamiento de la empresa, Impuestos, Aspectos laborales (contrataciones, prestaciones, salarios) y programas de impacto en la comunidad, como Programas sociales y de Medio Ambiente. Con esta información se completa la sección de salidas de dinero del proyecto y se encuentra listo a pasar al Estudio Financiero para determinar su factibilidad económica.
Referencias:
- Aragón Correa, l.A.; Senise Barrio, M.E. y Matias Reche, F. (1998). .Estrategia, Estructura Organizativa y Desempeño Medioambiental.Investigaciones Europeas, Vol. 4, N° 3, pp. 41-56.
- CHANDLER, A.D. (1962): Strategy and structure: Chapters in the history of American enterprise, Mass: M.I.T. Press, Cambridge.
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