El Diagrama de Flujo como herramienta de Calidad

El Diagrama de Flujo es una herramienta de programación de actividades completamente versátil, por ejemplo, se usa para proyectos informáticos, programación de obras, programación de actividades logísticas, etc. En realidad, puede usarse para todas las situaciones que ameriten una programación efectiva de actividades.

El Diagrama de flujo, en relación con los procesos de calidad, tiene toda la pertinencia y la relevancia posible, precisamente por su carácter organizativo y ordenador de esfuerzos.

En los modelos de calidad, frecuentemente se recurre a la técnica de Caracterización de Procesos para entregar una visión clara, unificada y formal de los procesos previamente identificados; una de las herramientas para la Caracterización de los Procesos es el uso de la Diagramación Estructurada de sus actividades, como es: El Diagrama de Flujo.

Símbolos del Diagrama de Flujo

El diagrama de Flujo tiene tantos símbolos como interpretaciones el usuario de la herramienta quiera darle; se encontrará, por ejemplo, que en la programación de códigos para software se usen símbolos relacionados con la impresión, la captura por pantalla, etc. Para los procesos relacionados con la Logística, encontraremos símbolos de transporte y asignación, de espera, de almacenamiento, etc.

Algunos de esos símbolos son los siguientes:

Puede sugerirse que se usan cuatro símbolos que puedan identificar todas las actividades posibles; como son:

1. El símbolo de Inicio y Fin 
2. El Símbolo de Acción, Proceso o Actividad
3. El Símbolo de Decisión
4. El Símbolo de Conector

Es posible que se susciten discusiones sobre la suficiencia de estos símbolos sugeridos; sin embargo, el Símbolo de Acción o Actividad es supremamente robusto, pues significa hacer cualquier cosa, por ejemplo, recibir datos (Entrada), Almacenar, Transportar, Imprimir, etc.

Creación de Procedimientos con Diagramas de Flujo

Después de unificar criterios sobre los símbolos que se utilizarán en los diseños de la secuencia de las actividades, es necesario aclarar unos conceptos, como son:

1. Proceso; conjunto de actividades, encaminadas a transformar unas entradas en salidas, las cuales son indispensables para otros procesos que hacen parte, a su vez, de una mega secuencia que permite la operación de las empresas.
2. Procedimiento: Es el mismo proceso, pero en un nivel de interpretación diferente, es decir, es la explicitación de las actividades que hacen que el proceso se realice en la práctica. Dicho de otra forma, el procedimiento describe exactamente lo que el proceso hace, como lo hace y para qué lo hace.
3. Actividad: Acción, actuación claramente definida que hace parte de una secuencia lógica y organizada, la cual permite obtener resultados planeados.

Lo anterior quiere decir que el Diagrama de Flujo, hace del Proceso un Procedimiento, explicita las Actividades que hacen parte de aquel y las muestra en secuencia lógica en éste.

Para ilustrar la manera de diseñar Diagramas de Flujo, se propone el siguiente ejemplo:

Situación:

La siguiente es una situación hipotetica, no corresponde a la realidad de ninguna empresa, su objetivo solo es ilustrar el uso de la herramienta del Diagrama de Flujo. La empresa XYZ produce derivados de una materia prima, los cuales según su calidad pueden ser de primera o de segunda mano. Para producir los derivados, la materia prima que pase el control de recepción por cantidad y tiempo de entrega se debe pasteurizar primero, para luego sacar de esta los derivados. La condición para que sea de primera o segunda mano, es apropósito de su condición de salubridad.


Primer Paso: Ordenar las actividades: En primera instania, proceda a organziar en su mente o en un papel el órden lógico de las actividades descritas en el enunciado anterior; fíjese por ejemplo, que si bien es cierto que se producen derivados de una materia prima, la primera actividad es la recepción de la misma, luego se hace un control de recepción, después una pasteurización, después se sacan los derivados y por último se clasifican de acuerdo a su salubridad.


Este paso es muy importante, pues en los enunciaos, las entrevistas, los videos y demás fuentes de información para construir Diagramas de Flujo, la información suele venir desordenada, es menester nuestro, como asesores en calidad y operaciones, el ordenamiento de la secuencia.


Segundo Paso: Diseño del Diagrama de Flujo: Comencemos con la recepción de mercancia y la prueba de recepción, estas actividades se simbolizan de la siguiente manera:

Notese que la Recepción de la Mercancia se dibuja como una actividad, pues literalmente lo es, es decir, se hacen acciones necesarias para recibirla; Después, la condición de entrega, se ilustrada por el rombo, nos muestra los dos caminos que pueden tomarse, después de preguntarse si se cumple las condiciones de Cantidad y Tiempo de Entrega, notese que el Rombo tiene dos posibles caminos SI o NO. En cada uno de ellos debe haber una acción posterior, es decir, debe dibujarse un Rectángulo con una o varias actividades que vienen después de la condición.


Sigamos con las actividades previamente ordenadas, asi: Si se cumplen las condiciones de entrega, se procede a pasteurizar y luego sacar los derivados, en cambio sino se cumple, debe recepcionarse nueva materia prima, de ahí la flecha que se devuelve a la actividad de Recepción de Materia Prima.


La siguiente figura muestra como se incluyen estos movimientos al Diagrama de Flujo que estamos construyendo:

En este momento, de acuerdo con el orden que establecimos previamente, procedemos a hacer la última condición, es decir, después de realizar los derivados, deben clasificarse en primera mano o segunda mano según su condición de Salubridad, entonces, el Diagrama de Flujo completo es el siguiente.

Notese que los derivados que se sacaron de la materia prima sean de primera o segunda mano, se almacenan; es decir, después de esta actividad de almacenamiento, el ejercicio se acaba.


Por supuesto que se encontrarán realidades más desafiantes que el ejemplo anterior, la pretención es la ilustración de la herramienta de Diagrama de Flujo.