La Auditoría de Calidad se realiza en tres fases; La fase de Planeación, en la cual se establece el programa de trabajo; la fase de ejecución, en la que se realiza real y físicamente la auditoría, es la fase que le da el carácter de interactiva a la auditoría; por último, la fase de Informe. El objetivo de esta publicación es mostrar herramientas y algunos consejos para realizar cada una de estas fases.
La Auditoría de Calidad es un Proceso sistemático, continuado e interactivo que permite que la empresa conozca las oportunidades de mejora del Sistema d gestión de la Calidad que tienen implantado, asimismo, conocer el nivel de eficacia del SGC para asegurar larga vida a la posición de privilegio que la calidad le entrega en el mercado.
A continuación cada una de las fases de una Auditoría de Calidad.
FASE DE PLANEACIÓN
En la fase de Planeación, el auditor debe:
- Revisar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la organización; en este paso, encontrará el alcance del SGC y éste le permitirá establecer el alcance de la Auditoría. Además, conocerá los Documentos y Registros de Calidad, indispensable para la parte de revisión de documentación de la auditoría. También, la documentación de SGC permite que se conozca la organización desde otra pespectiva, pues, de acuerdo al tipo de auditoría, el encargado podrá conocer o no el área que intervendrá.
- Conformar el Equipo de Trabajo; los miembros del equipo deben estar formados como auditores, además, entrenados; pues tendrán dos tipos de roles, uno de Auditor Principal, encargado de la Planeación de la Auditoría, la dirección del proceso y la entrega del informe, por otro lado, los auditores auxiliares o internos, también se les puede llamar solamente auditor, encargados de realizar las preguntas u observaciones a los procesos.
- Preparar el Programa de Trabajo; Este paso se refiere a establecer un cronograma de trabajo, estipular fechas, lugares y responsabilidades a los actores de la auditoría (entrevistador y entrevistado). El cronograma puede mostrarse en términos de Diagrama de Gantt, Plan de Trabajo, etc.
- Reunión de apertura; esta actividad cierra la fase de Planeación, el Auditor Principal reúne las partes interesadas, encabezadas por la Alta Dirección de la Organización, para informar lo revisado y establecido. Básicamente, en esta reunión se socializa el Plan de Auditoría, que es el documento resultante de esta fase.
La gráfica de mas abajo muestra un modelo de Plan de Auditoría
Gráfico 1: Ejemplo Plan de Auditoría
FASE DE REALIZACIÓN
Son varios los métodos que tiene el auditor para recopilar información; por ejemplo, Revisión de registros, Entrevista con el o los encargados de procesos, Análisis de datos, Observación del proceso en ejecución, Recolección de evidencias. En todo caso, debe contar con una Guía que le permita saber que preguntar, observar, medir, recoger, etc. La clave en esta fase es la guía de observación, de entrevista o Lista de Cuequeo.
Lo más importante en esta etapa, es saber conducir el proceso en un ambiente de cordialidad, respetar los plazos establecidos en el cronograma y los flujos de trabajo de la organización. El objetivo principal es documentar la evidencia de que el proceso funciona de acuerdo con los requisitos de
Gráfico 2: Ejemplo de lista de Chequeo
FASE DE INFORME DE AUDITORÍA
Una vez finalizado el proceso de revisión y recopilación de información sobre el proceso objeto de la auditoría, es necesario efectuar una reunión entre el auditor y el encargado del proceso con el fin de que haya un flujo de información. En esta reunión, el encargado del proceso debe quedar informado sobre las áreas que presentan problemas y que necesitan ser revisadas, así como también se le debe informar sobre aquellas posibles áreas que aun funcionando adecuadamente, pueden mejorar su rendimiento.Tras esta reunión, es aconsejable que todo lo hablado pase a un registro escrito para que dicho flujo de información del auditor al encargado quede grabada y así poder tener un seguimiento en las futuras auditorias.
Los resultados son el producto que se fabrica durante una auditoría. Específicamente, en una auditoría interna de calidad, podemos identificar tres tipos de resultados:
- No conformidades: los problemas individuales, derivados de una diferencia entre los resultados y compromisos adquiridos, que son hallados durante la auditoría, deben ser documentados y clasificados como No Conformidades.
- Acciones de seguimiento: hay que verificar que las acciones correctivas o preventivas dispuestas en auditorías anteriores se hayan completado oportunamente y hayan sido efectivas.
- Informe general: se consolidan en él los hallazgos y acciones dispuestas para abordar esos problemas. También se detallan las acciones correctivas o preventivas nuevas que el auditor considere.
En resumen, la Auditoría de Calidad es un proceso que debe realizarse constantemente, permite contrastar la realidad de la dinámica de la organización con lo establecido y declarado en el SGC, es un mecanísmo importante de aseguramiento de calidad y entrega posibilidades de mejora a los procesos.
La Auditoría de Calidad se lleva a cabo a través de varias actividades que se agrupan en tres grandes fases: Planeación, Realización e Informe. Toda auditoría de Calidad inicia y termina con una reunión que agrupa a todos los responsables de procesos y la Alta Dirección.
Fuentes:
- ISO 9001: 5 pasos para hacer una auditoría interna. Recuperado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2016/04/iso-9001-pasos-para-hacer-una-auditoria-interna/
- Pasos para realizar una Auditoría Interna de Calidad ISO 9000. Recuperado de: https://www.kantansoftware.com/blog/pasos-para-realizar-una-auditoria-interna-de-calidad-iso-9001/
- 5 Pasos para una auditoría interna de calidad efectiva. Recuperado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2018/12/5-pasos-para-una-auditoria-interna-de-calidad-efectiva/
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