Caracterización de Procesos

La Caracterización de Procesos es una metodología de la Planeación de la Calidad que pretende identificar el detalle de los procesos con el fin de asegurar el correcto proceder a través de la dinámica de las operaciones. Es uno de los elementos de la Filosofía de Gestión por Procesos, se realiza después de la Identificación y Clasificación de Procesos y operacionaliza, a través de una comunicación eficiente del Mapa de Procesos.

Al momento de definir los estándares de calidad a los que se refiere Juran en la etapa de Planeación de la Calidad, según su modelo La Trilogía; se debe explicitar detalladamente el qué hacer, la Caracterización de Procesos es un recurso relevante para este efecto.

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La planificación táctica corresponde al nivel estructural en la gestión de la calidad. Con la Caracterización de procesos logramos planificar a nivel táctico el sistema de gestión de calidad.

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Metodologías para la caracterización de Procesos

La caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo. La caracterización, como base para todo el despliegue de la gerencia de procesos, debe realizarse cuidadosamente, de manera que ésta sea coherente y consistente; por lo tanto, es recomendable utilizar alguna metodología que ayude a plasmar y manejar todos los conceptos presentados y se pueda mantener un hilo conductor a través de toda la caracterización. Se contemplan las siguientes metodologías: DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. Es una herramienta de la metodología enfocada en la mejora incremental de procesos existentes.), Diagrama SIPOC, por sus iniciales: Supplier (Proveedor), Input(Entrada), Process (Proceso), Output (Salida), Customer(Cliente).

En todo caso, lo importante es identificar las Entradas, los Procesos, las Salidas y la relación con el entorno, representada por proveedores, clientes y partes interesadas, así:

Gráfico 1: Diagrama de Procesos

Fuente: www.ingenioempresa.com

Con el SIPOC creado, se ven cuáles son las actividades involucradas y de qué forma están interconectadas. Además, se pueden discernir fácilmente las partes implicadas de las que no lo están. Por último, ayuda a identificar a los clientes y resaltar los que se tienen que satisfacer de acuerdo con los objetivos del proyecto.

Tabla 1: Esquema SIPOC

Proveedor	Entrada	Actividad	Salida	Cliente

Fuente: Creación propia

Componentes de la Caracterización de Procesos

Para utilizar debidamente la herramienta, se debe describir cómo funciona un proceso y así dar cumplimiento a los requisitos de la norma, de los clientes y de la organización. Los componentes son:

• Actividades: Es el conjunto de elementos secuenciales que conforman un proceso. Las actividades se clasifican con base en el ciclo PHVA.
• Entradas: Una o más actividades puedes requerir un elemento para dar inicio a una actividad o proceso. Este proceso pasa a través de una transformación para convertirse en una salida.
• Salidas: Son los elementos transformados resultantes de un proceso. A menudo puede considerarse que la salida de proceso corresponde la entrada del siguiente.
• Clientes: Es quien recibe el elemento resultante del proceso.
• Recursos: Son los elementos con los cuales se llevan a cabo las actividades del proceso. No se transforman pero son necesarios en el proceso.
• Proveedores: Suministran elementos necesarios para efectuar el proceso.
• Líder: Es el encargado responsable del proceso.
• Objetivo: Es el objetivo a lograr mediante la realización del proceso. Se compone de un verbo en infinitivo mas la salida principal mas los atributos.
• Alcance: Donde inicia y hasta donde va el proceso.
• Documentos: Información con medio de soporte relacionada al proceso.
• Parámetros de control: Control de los atributos para la salida de lo que se va a entregar.
• Requisitos: Dadas las características del proceso y el sector en el que se encuentra, hay unos requisitos a tener en cuenta.

La caracterización del Proceso

Los elementos de la Caracterización del Proceso deben articularse en un esquema funcional; es decir, un formato, hay varias propuestas, una de ellas, puede ser:

NOMBRE PROCESO
IDENTIFICACION
OBJETO
ALCANCE
AUTORIDAD
RESPONSABILIDAD
ENTRADAS
SALIDAS
PROVEEDORES
CLIENTES
REQUISITOS
DOCUMENTOS
REGISTROS
RECURSOS	Técnicos
	Humanos
	Financieros
INDICADOR	FORMA DE CALCULO			META
COMUNICACIONES
EMISOR	MEDIO	RECEPTOR		MENSAJE

Carlos Hernando Cordoba Tobon, considera que los componentes de la Caracterización del Proceso,  a los que les llama elementos, son: Misión, líder, límites, clientes, productos, subprocesos, insumos, proveedores, base documental, indicadores, cargos involucrados  y los recursos físicos y/o tecnológicos. El formato y el orden que propone es:

Gráfico 2: Esquema de Caracterización de Procesos

Fuente: http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com

Lo importante es diseñar un formato en el que todos los elementos estén involucrados y articulados, es preciso el detalle y la especificación para lograr el éxito. A manera de Tarea, considera a diseñar un formato de Caracterización de Procesos y diligenciarlo con la realidad de la organización con la que tienes relación.

Fuentes:

• Códoba, C. Caracterización de Procesos. Recuperado de: http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/5-5-Caracterizacion
• El Diagrama SIPOC. Recuperado de: https://ingenioempresa.com/diagrama-sipoc/
• Diagrama SIPOC. Recuperado de: https://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/diagrama-sipoc
• ISO 9001: Planificación a Nivel Táctico. Recuperado de:https://ingenioempresa.com/planificacion-tactica-caracterizar-proceso/
• SIPOC – Mapa de proceso a alto nivel. Recuperado de: https://www.caletec.com/otros/sipoc-mapa-de-proceso-a-alto-nivel/
• Sistema de gestión de calidad y sus procesos.Recuperado de:https://ingenioempresa.com/sistema-gestion-calidad-procesos/