La Auditoría de Calidad es un proceso continuo que pretende anticiparse a las fallas de cumplimiento de los requisitos de los clientes; en este orden de ideas, es una herramienta de Planeación mas que de Control. Por supuesto el proceso de la auditoria se realiza en la etapa de control (Trilogía de Juran), pero, los estándares, los protocolos, incluso el plan de auditoría, pertenece a la etapa de planeación de la Trilogía de Juran. En esta publicación se pretende esbozar el concepto de Auditoría de Calidad, los diferentes tipos de auditoría, el Proceso que se sigue para realizarla y algunas consideraciones especiales del proceso.
Las normas de la familia ISO, como la norma ISO 9001, definen la auditoría de calidad como «un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia)». Lo anterior implica que la auditoría se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen todas las disposiciones que se han establecido de forma previa y que verdaderamente se llevan a cabo, además se debe comprobar que son adecuadas para conseguir los objetivos que se han propuesto.
Las auditorías de calidad son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema de gestión de calidad de la organización.
Tipos de Auditoría de Calidad
Desde el punto de vista del Modelo ISO 9000 de Calidad, los tipos de Auditoria de Calidad, son:
- Auditoría interna: se realiza por los propios miembros de la organización por otras personas que actúan por parte de ésta, para fines íntegros. Proporciona información para la dirección y para las acciones correctivas, preventivas o de mejora.
- Auditoría externa: se realiza por parte de los clientes de la empresa o por oras personas que actúan de parte de éste, cuando existe un contrato. Proporcionan confianza al cliente de la empresa.
- Auditoría de tercera parte: se lleva a cabo por otras organizaciones que tengan el poder de emitir el certificado para el Sistema de Gestión de la Calidad. Eso proporciona confianza a todos los clientes de la empresa.
Figura: Tipos de Auditorías
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| Fuente: http://www.hazaconsejerostecnicos.com |
Un importante aspecto es que la auditoría no es sinónimo de inspección o de supervisión, las cuales se llevan a cabo con el único propósito de controlar un proceso para verificar la conformidad de un producto; uno de los principales objetivos será evaluar si es necesaria la introducción de mejoras, ya que la detección de la deficiencia nos permite corregir y adecuar el Sistema de Gestión de la Calidad y avanzar hacia la mejora continua de nuestra organización.
Las auditorias de calidad ofrecen a las organizaciones confianza sobre la eficacia de su sistema de gestión de la calidad y su capacidad para cumplir los requisitos del cliente. Igualmente, las organizaciones pueden acceder a la obtención de certificados de gestión de la calidad a través de un proceso de auditoria de calidad que lleva a cabo una entidad certificadora.
Proceso de Auditoría de Calidad
La Auditoría de Calidad es un proceso dinámico e interactivo; los actores se comunican efectivamente con el propósito de compartir información sobre la organización, con el ánimo de mejorar los procesos y encontrar oportunidades de mejora. La Auditoría de Calidad se realiza en 3 etapas, las cuales son:
- Planificación de la auditoria: estudia y evalúa cuáles serán los procesos de la empresa en los que aplicarás tú auditoria. Es el paso en el cual el auditor se documenta sobre los elementos deberá analizar; por ejemplo: actores, responsables, instrucciones, propósito y función del departamento. Asimismo, en esta fase se establece el calendario o itinerario de la auditoría. En esta fase se debe constituir el equipo de trabajo, el auditor principal y los auxiliares; así también, capacitar y entrenar de ser necesario.
- Realización de la auditoria: se debe iniciar con una previa reunión con los responsables del proceso y así concretar la auditoria que abarcará desde la observación del proceso en acción hasta entrevistas breves con los trabajadores. El auditor tiene la facultad de obtener datos a través de la vía que prefiera. Usualmente se utiliza la herramienta Lista de Chequeo.
- Informe de la auditoria: una vez realizada la auditoría, debe haber otra reunión entre el auditor y el responsable del proceso a quien se le informará sobre las partes del departamento que representan fallas y su posible solución. Se aconseja dejar todo por escrito, para este menester, la organización puede tener formatos prediseñados o el auditor, en la fase de planeación, deberá diseñarlos o actualizarlos.
Respecto al Plan de Auditoría, el documento derivado de la fase de Planeación de la misma, éste debe contener mínimamente: Alcance; los criterios de la auditoría, detalle sobre el equipo auditor, incluyendo los requisitos del equipo auditor; las fechas y duración de la auditoría; el Mapa de procesos; el Programa detallados, sin olvidar que hay que cubrir los turnos de la organización.
A propósito del informe de la auditoría, éste debe mostrar los hallazgos, los hallazgos pueden ser:
- No Conformidades; Evidencias de incumplimiento de los requisitos. Para resolverlas, se debe comprobar la eficacia de la acción tomada para su solución
- Observaciones: Se detecta un fallo aislado, que se puede subsanar con una acción.
- Oportunidades de Mejora: Diferencia entre la situación óptima y la realidad
- Buenas Prácticas: Se cumple más allá de los requisitos.
En resumen, la Auditoría de Calidad es un proceso sistemático, interactivo y continuo, que se realiza entre diferentes actores que pretenden aportar sus mejores esfuerzos para mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización. Hay tres tipos de Auditorías de Calidad: la Interna, realizada por miembros de la organización; la Externa, realizada por miembros de los grupos de interés relacionados con la organización y la Auditoría de Tercera parte, la cual suele realizarse por Entes Certificadores.
El proceso de Auditoría de Calidad se realiza en tres fases, Planeación, Realización e Informe; en cada una de ellas debe realizarse actividades especificas, las cuales se asemejan a las propuestas en las tres etapas de la Trilogía de Juran.
Fuentes:
- Auditoría de calidad: En qué consiste, tipos y cómo realizarla. Recuperado de: https://leanmanufacturing10.com/auditoria-de-calidad
- Auditoría de Calidad. Recuperado de: https://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/auditoria-de-calidad
- Auditoria de Sistemas de Gestión. Recuperado de: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/auditoria-de-sistemas-de-gestion/
- ISO 9001: Auditorías de calidad. Recuperado de: https://www.isotools.com.co/iso-9001-auditorias-de-calidad/
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