Reglas en Compras

La siguiente publicación recoge las impresiones de Salgado, E. (2012) y las 10 reglas fundamentales que propone para las Compras Empresariales. La idea es hacer una comparación entre los planteamientos de Salgado y el esquema sobre compras que se tiene. Por ejemplo, en términos de ética, visión internacional, capacitación continua, planeación, procesos, relación con proveedores, entre otros; los cuales se muestran como los ejes clave de estas reglas que perfeccionan la práctica de compras en las compañías competitivas.

Es importante comenzar expresando que un aspecto clave del buen funcionamiento empresarial es que su abastecimiento este al día, completo y correcto; por ejemplo, si falta papelería, repuestos, materias primas, equipos de computo, acceso a Internet, o cualquier otro bien o servicio, la empresa puede tener problemas, pequeños o grandes. Por supuesto siempre habrá planes de contingencia, pero lo ideal es que todo fluya y no haya necesidades insatisfechas que afecten la operación normal de la organización.

Es preciso que los responsables de los procesos de compras y abastecimiento están en diversas aéreas de la empresa, pues no siempre Compras es un área centralizada y tampoco debería serlo. En la actualidad, en muchas empresas le dan autonomía a diferentes áreas para que hagan sus propios procesos de abastecimiento, por ejemplo: Tecnología Informática, Operaciones o Mercadeo, entre otras, manejan sus propios presupuestos.

Las anteriores consideraciones, nos llevan a pensar que los procesos de abastecimiento deben estar muy sincronizados y tener unas políticas claras independientemente de quien los realice, pues  el objetivo es que la empresa no se detenga. Se proponen, entonces, estas DIEZ reglas Fundamentales de las COMPRAS Empresariales que ayudan a cumplir ese objetivo:

1. Planeación total y detallada: La improvisación no cabe en una cultura organizacional eficiente. Un punto clave es una completa  planeación, a tiempo, incluyendo a todas las personas necesarias en un trabajo colectivo y coordinado, que asigne presupuestos, cronogramas, procesos, responsables y contingencias, llegando al detalle de los requerimientos de la empresa, según sus proyecciones y estrategia.
2. Portafolio internacional de proveedores: En un momento coyuntural de Tratados de Libre Comercio -TLC- con las mas revelantes economías mundiales, se fortalece la posibilidad de encontrar nuevos proveedores competitivos e innovadores en los bienes y servicios que las empresas necesitan. Esto no quiere decir que los proveedores locales no sean competitivos, pero es relevante analizar la oferta internacional y comparar precios, alcance, garantías, calidad, servicio, innovación y demás características que apoyan el proceso de abastecimiento con el ánimo de tener alternativas en búsqueda de fortalecer la productividad y competitividad de la empresa.
3. Excelente Relación con Proveedores: Ya sean locales o internacionales, los proveedores son los aliados principales de la organización, por lo que la relación con ellos debe ser honesta, coordinada y armoniosa, siempre orientada a la productividad y competitividad de las dos partes. Las actuaciones ventajosas no funcionan para crear relaciones solidas con los proveedores, las empresas que tienen este proceder no trascienden.
4. Ética: La responsabilidad de compras ha sido tentada históricamente por la corrupción y por acciones que van en búsqueda de lograr negocios a costa de cualquier cosa. Los valores humanos y empresariales deben estar por encima de cualquier soborno; esta regla de oro debe formar parte de los principios  empresariales buscando un correcto proceso de abastecimiento, donde primen los intereses de la organización sobre los individuales.
5. Capacitación continua: Los procesos de compras se están transformando constantemente gracias al uso de nuevas tecnologías, nuevas fuentes de abastecimiento internacional y nuevos retos en tiempo  dada la inmediatez de las necesidades, por eso las practicas es fundamental que los responsables de compras se actualicen permanentemente en conceptos, tendencias, practicas recomendadas, normatividad vigente, entre otros aspectos, para hacer sus procesos mas efectivos y apoyar de forma contundente la competitividad de la empresa.
6. Claridad absoluta en RFI y RFP: ¿Que estamos comprando? Los requerimientos de información (RFI) y de propuestas (RFP) deben ser completos pero eficientes, de tal manera que se analice lo necesario y se agilicen los procesos bajo un trabajo multidisciplinario que lleve al logro de los objetivos. A veces son tan complejos que causan desinterés en los proveedores e incluso llegan a ser difíciles de calificar por los evaluadores haciendo lento el proceso de selección.
7. Lenguaje internacional y técnico: Dadas las nuevas condiciones de los negocios internacionales, el arduo desarrollo tecnológico y la innovación en diferentes bienes y servicios, es indispensables que los compradores manejen el lenguaje adecuado para entender las necesidades de su empresa y la oferta en todo su contexto, así lograrán agilidad en sus procesos y evitarán errores. No sólo se trata de la importancia de manejar un segundo idioma, sino que los responsables de compras deben trabajar  en equipo con los expertos que solicitan requerimientos especializados y/o técnicos, para entender su necesidad a cabalidad, comprender las ofertas de los proveedores y cumplir con el proceso de compras a satisfacción.
8. Procesos claros: Tener procesos claros y completos es clave para todas las áreas pero más aún para compras y abastecimiento. El método debe ser minucioso, entendible y probado de principio a fin. Por supuesto debe estar en constante mejoramiento,  de sus flujos de información y documentación, procedimientos, tareas, responsabilidades, entre otros puntos, ajustándolo a la realidad de la empresa, minimizando riesgos y errores para que se cumpla con el abastecimiento de forma oportuna.
9. Trabajo multidisciplinario: Compras debe trabajar en equipo con las personas que lideran los requerimientos, así como con los equipos legales, financiero, operaciones y con los necesarios según el tipo de adquisición que se esté adelantando. Buena comunicación, agilidad y metas conjuntas, serán claves para el éxito del proceso.
10. Negociación: En algunos procesos hay equipos independientes de compradores y de negociadores, en otras el comprador también ejecuta la negociación, independientemente de esto, todo comprador debe respetar las reglas negociación de la empresa, donde se deben destacar puntos clave como claridad, agilidad, honestidad, equilibrio, sensatez, beneficio y efectividad, pensando siempre en lograr lo mejor para la organización sin perjudicar a la contraparte.

El artículo de Salgado, publicado en la revista COMPRADOR, muestra de manera concreta estas 10 reglas para construir la operación de la empresa sobre buenas practicas y procesos que llevan a un efectivo abastecimiento empresarial.

Fuentes:

• Blogger Gestiíon Estratégica de Compras. Diez reglas fundamentales de las compras empresariales. Recuperado de http://gestionestrategicadecompras.blogspot.com.co/2012/07/diez-reglas-fundamentales-de-las.html.
• Salgado, E. (2012). Diez reglas fundamentales de las compras empresariales. Recuperado de https://issuu.com/channelplanet/docs/revistacomprador03