Stakeholders: ¿Qué son?, su identificación e importancia

Un stakeholder es un conjunto de actores del entorno y del ambiente de la empresa que expresa sus perspectivas sobre el negocio y su influencia a través de mecanísmos que influencian la operación de la organización, de tal modo que, es imprescindible, identificarles, clasificarles y por supuesto analizarles. La identificación de los stakeholders de manera incorrecta puede llevar a incumplir los objetivos del proyecto debido a los riesgos no identificados; por ejemplo, falta de información, reproceso debido a entregables que no cumplen con las expectativas. Se habla de proyecto porque las empresas suelen trabajar a través de programas y éstos se operacionalizan mediante los proyectos; en adelante, puede considerarse proyecto sinónimo de empresa.

Volviendo al concepto de Stakeholder, se puede definir diferentes ejemplos de stakeholders, así:

1. Empresas y organizaciones. Un proyecto puede requerir certificados, aprobaciones, o permisos para ser ejecutado o poder realizar su actividad. Como ejemplos tendrías los ayuntamientos, organismos de regulación medioambiental, empresas de segIdentificación de los stakeholdersuros, cuerpo de bomberos, etc.
2. Usuarios. Personas que van a usar el producto resultante de nuestro proyecto, y que por tanto mostrarán su satisfacción o insatisfacción con este. Como ejemplo estarían los ciudadanos en un proyecto público.
3. Afectados. Personas que sin estar directamente implicadas con el proyecto ni con el producto resultante, están afectadas por la ejecución de este. Como ejemplo podríamos indicar los vecinos que viven cerca del lugar de ejecución, grupos ciudadanos, etc.
4. La propia organización que ejecuta el proyecto. Aquí no solo estarían los integrantes de equipo del proyecto, sino también sus supervisores, otros directores de proyectos, la dirección interna, etc.

Puede decirse que existe una tipología muy amplia de stakeholders, lo que implica que en proyectos grandes o complejos, la identificación y gestión de estos es un punto vital para garantizar el éxito del proyecto. Antes de empezar a definir la estrategia de gestión de los intersados es necesario haber efectuado su identificación, y tener completados el registro y la matriz de stakeholders. Esta segunda es la base para la definición de la estrategia.

Identificación de los stakeholders

La identificación de los stakeholders se desarrolla durante la fase de inicialización y planificación del proyecto. Como identificación de los stakeholders entendemos la definición concreta de la persona u organización (¿quién es?), y la identificación de su grado de influencia y posicionamiento respecto al proyecto (¿cómo nos afecta?).

Para lo primero podemos contar con diferentes fuentes de información, como el histórico de proyectos, otros directores que hayan participado en proyectos similares, expertos dentro del equipo del proyecto o la organización, consultores externos, otros stakeholers, etc. No hay una forma determinada de identificarlos, ni una forma de tener certeza que están todos, por lo que cuanta más gente consultemos y dejemos participar en el proceso de identificación, mejores resultados obtendremos.

Lo segundo es identificar la relación de cada stakeholder con el proyecto, la cual quedará definida por dos aspectos:

• Su grado de influencia en el proyecto. Que capacidad tiene de influir sobre la ejecución, definición, aceptación, o cualquier otro aspecto básico del proyecto. Por ejemplo: si la dependencia gubernamental no da el permiso para construir, no puede ejecutarse el proyecto, por tanto, esta oficina tiene una influencia elevada.
• Su posicionamiento respecto al proyecto. En este caso nos podemos encontrar personas que estén favorecidas por el proyecto (darán soporte a este), que no estén afectadas (soporte bajo o nulo), o que estén perjudicadas por el proyecto (intentarán evitar el éxito del proyecto).

Matriz de stakeholders.

Debido al alto esfuerzo que supone gestionar los stakeholders en proyectos grandes, es muy recomendable identificar los más importantes y centrar nuestros esfuerzos en ellos. La forma de identificar la importancia de los diferentes stakeholders es mediante la matriz de stakeholders. Esta matriz organiza los diferentes stakeholders en función de las dos variables que identifican su relación con el proyecto: el grado de influencia, y su posicionamiento respecto al proyecto. De esta forma se define una cuadricula, con el posicionamiento en el eje horizontal y el grado de influencia en el eje vertical, la cual define diferentes áreas:

• Las áreas en rojo serían aquellas en que encontramos los stakeholders más importantes, y por tanto aquellos en los que deberemos destinar más esfuerzos y de forma más urgente.
• Las áreas en amarillo definen los stakeholders con una importancia media, sobre los cuales debemos actuar, pero que no requieren una acción urgente.
• Las áreas en verde incluyen los stakeholders menos urgentes, pero igual de importantes; es posible que no requieran ninguna acción inmediata; pero, durante la ejecución del proyecto debemos seguirlos para ver si su clasificación cambia.

La Matriz de Stakeholders muestra el posicionamiento y el grado de influencia de cada uno de ellos respecto al proyecto; no solo permite definir y priorizar los stakeholders, sino que también es la base para hacer su posterior gestión. Adicionalmente esta matriz permite identificar cuatro tipologías de interesado diferentes, las cuales vienen definidas por los cuatro cuadrantes de la matriz:

• Área 1 (desfavorable al proyecto y con alta influencia). Suponen un riesgo alto de fracaso para el proyecto.
• Área 2 (favorable al proyecto y con alta influencia). Son personas que pueden ayudarnos al éxito del proyecto.
• Área 3 (desfavorable al proyecto y con baja influencia). Son personas que podrían suponer un riesgo de fracaso para el proyecto, pero que debido a su poca influencia no son preocupantes.
• Área 4 (favorable al proyecto y con baja influencia). Son personas que podrían ser de ayuda, aunque por su poca influencia su capacidad de ayudarnos es baja.

Estrategia de Gestión de los Stakeholders

Para definir la estrategia que seguiremos con cada interesado bastará con ver en que cuadrante está situado, y en que cuadrante nos gustaría que estuviese situado, ya que nuestras acciones irán encaminadas a modificar su posición en la matriz. Para ello existen dos estrategias básicas: modificar su posicionamiento respecto al proyecto y modificar su grado de influencia, aunque esto segundo es complicado y puede ser contraproducente. De esta forma definiéremos las siguientes formas de actuación:

1. Para los interesados o stakeholders en el primer cuadrante (alto grado de influencia y contrarios al proyecto), nuestro objetivo será reducir su posición contraria al proyecto. También podríamos intentar reducir su grado de influencia, pero hacer esto es complicado y puede ser contraproducente, ya que si la persona ve que estamos actuando de esta forma, puede sentirse atacado y posicionarse de forma aún más desfavorable al proyecto o convertir el tema en algo personal. De esta forma lo más adecuado será intentar entender los motivos de su posicionamiento contrario al proyecto, y definir acciones conjuntamente con él para mejorar esta situación.
2. Los interesados o stakeholders en el segundo cuadrante son aquellos que más nos pueden ayudar a conseguir los objetivos del proyecto, ya que tienen capacidad de influencia e interés en el proyecto. Por ello debemos buscar su colaboración y ayuda, invitándoles a participar como expertos o consultores. Estos serán muchas veces clave durante las fases de planificación y seguimiento del proyecto, ya que pueden ayudarnos a definir riesgos, alcance, criterios de aceptación, u otros aspectos que conviene saber cuanto antes.
3. En el tercer cuadrante hay aquellos interesados o stakeholders contrarios al proyecto pero sin capacidad de influir en él. A priori son los menos interesantes y los que menos acciones van a requerir, aunque de forma general deberíamos actuar frente a ellos como lo haríamos con los del primer cuadrante, intentando entender el motivo de su rechazo al proyecto para subsanarlo.
4. Los interesados o stakeholders situados en el cuarto cuadrante tienen interés en el proyecto pero un grado de influencia bajo. Debido a su interés podrían ser buenos aliados o colaboradores, por lo que nuestras acciones deben ir encaminadas a buscar su participación en el proyecto, y por tanto incrementar su capacidad de influir en él.

Por supuesto, estas cuatro estrategias básicas deben combinarse con la alta o baja prioridad de acción en base a los colores de la matriz de stakeholders. Se priorizará el área en rojo.

Fuentes:

https://www.recursosenprojectmanagement.com/identificacion-de-los-stakeholders/

https://www.recursosenprojectmanagement.com/plantillas/

https://www.recursosenprojectmanagement.com/gestion-de-stakeholders/