No hay consenso en el nombramiento de las fases del proyecto; unos autores mencionan: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Finalización. Otros autores las clasifican como: Fase de inicio, Fase de diseño o planificación, Fase de ejecución o desarrollo, Fase de análisis y por último, la Fase de evaluación de un proyecto y lecciones aprendidas. La controversia no termina, otra corriente considera que las fases son: Análisis de Viabilidad, Planificacón Detallada, Ejecución, Seguimiento y Cierre.
Para unificar criterios, en esta publicación, trabajaremos el modelo que muestra las siguientes fases, también conocidas como ciclo de vida de un proyecto: Fase de Preparación, Fase de Operación y Fase de Liquidación. Para que el proyecto tenga esas fases, debe pasar por unas etapas, como son: Formulación, Evaluación, Ejecución y Cierre.
Conforme a lo anterior, el horizonte de un proyecto es su ciclo de vida, es decir, las diferentes fases que "vive" el mismo, como se expresó anteriormente, son: Preparación, la cual incluye todas las actividades que van desde la identificación de la idea de trabajo hasta el momento que arranca la operación del proyecto; la Fase de Operación, es la gerencia del proceso, la operación del sistema de producción de bienes o servicios; por último, la Fase de Liquidación, en la que se hace un corte para evaluar el proyecto. Esta fase de Liquidación no implica que el proyecto termina, es un corte en la consecución de datos para la evaluación completa del mismo.
En la Fase de Preparación, el proyecto debe ser formulado y evaluado, desde el punto de vista de factibilidad y viabilidad de la inversión; las actividades relacionadas con esta fase son: Identificación de Idea o Problema a intervenir, Análisis de Oferta y Demanda, Aspectos Técnicos, Aspectos Administrativos, Inversiones y Financiamiento, Presupuesto de Gastos y Costos y la Evaluación del Proyecto.
En la Fase de Operación, el proyecto debe ser gerenciado, dicho de otra manera, debe asegurarse que funcione lo que se dijo que funcionaría; deben controlarse las actividades, los indicadores, la producción, la entrega y demás componentes de un proceso productivo.
En la Fase de Liquidación, se trabaja el cierre formal del proyecto, es decir, se elaboran las conclusiones desde el punto de vista de las partes interesadas; se hace un respaldo de la información del proyecto y se discuten las lecciones aprendidas.
La siguiente tabla muestra la relación entre las fases, etapas y actividades de un proyecto:
En la Fase de Preparación se realizan las etapa más importantes del proceso, como son: la de Formulación y Evaluación. Son relevantes pues define qué se va a hacer en el proyecto, además, en ese momento se toma la decisión de llevar a cabo el proyecto o no. Estas etapas que definen la fase de preparación se disminuye la incertidumbre sobre realizar o no el proyecto. La siguiente gráfica muestra el proceso:
La gráfica muestra cómo a medida que se realizan estudios en la Fase de Preparación, la incertidumbre disminuye. Es importante resaltar que no se trata de aceptar el proyecto, se trata de saber si se acepta o no después de una base sólida con evidencia confiable.
Por supuesto, la Fase de Operación es la de principal impacto, pues, es el proyecto mismo ejecutándose en el tiempo; dentro del horizonte del proyecto, tiene más del 80% del tiempo del mismo. Por ejemplo, para un proyecto con un horizonte de 6 años, los primeros 6 meses pertenecen a la Fase de Preparación, los 5 años siguientes a la Fase de Operación y los 6 meses finales a la Fase de Liquidación.
Un proyecto es una empresa, en términos de aventura, de viaje, de aprendizaje, que se realiza con el único fin de encontrar beneficios para las partes interesadas, a través de diferentes actuaciones relacionadas con la gerencia. Las fases del proyecto se cumplen a través de un conjunto de actuaciones las cuales componen unas etapas bien definidas.
Fuentes:
- Alzaga Peña, Javier (2014). Las 5 fases en Gestión de Proyectos. [Documento de Internet]. Recuperado de: https://www.eoi.es/blogs/embacon/2014/04/29/las-5-fases-en-gestion-de-proyectos/
- Méndez, Rafael (2008). Formulación y Evaluación de Proyectos. Enfoque para emprendedores. Quebecor World, 5Ed. Bogotá, Colombia.
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