El Proceso Administrativo

El proceso administrativo es fundamental para el éxito de cualquier organización, ya que permite establecer una dirección clara, definir objetivos y metas, estructurar la organización de manera eficiente, motivar a los miembros de la organización y evaluar el desempeño para realizar ajustes necesarios. Cada una de las etapas del proceso administrativo es importante y complementaria, y su correcta implementación es clave para la gestión eficiente y efectiva de las organizaciones.

En esta publicación se comparte un acercamiento al concepto de Proceso Administrativo y los modelos que se usan para la Gestión de las PYME.

Concepto del Proceso Administrativo

El proceso administrativo es un concepto que ha sido abordado por diferentes autores, cada uno con su propia perspectiva y definición. Según Chiavenato (2001), el proceso administrativo es "el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se realiza la administración", mientras que Koontz y Weihrich (2010) lo definen como "el conjunto de funciones interrelacionadas y coordinadas que están diseñadas para lograr objetivos específicos". En términos generales, se puede entender el proceso administrativo como el conjunto de actividades que lleva a cabo una organización para alcanzar sus metas y objetivos.

Para Koontz y O'Donnell (1968), el proceso administrativo es un conjunto de actividades que se relacionan entre sí para lograr los objetivos organizacionales. Por otro lado, Stoner y Freeman (1989) definen el proceso administrativo como la planeación, organización, dirección y control de los recursos de la organización para lograr sus objetivos. Finalmente, Robbins, Coulter y DeCenzo (2014) conciben el proceso administrativo como la planificación, organización, dirección y control de los recursos organizacionales para lograr los objetivos de la organización de manera efectiva y eficiente.

Henry Fayol fue uno de los primeros teóricos de la administración, cuya obra ha sido ampliamente reconocida y aplicada en la gestión empresarial. Según Fayol (1916), el proceso administrativo se compone de cinco funciones esenciales: planificación, organización, dirección, coordinación y control. Estas funciones son interdependientes y deben ser aplicadas en conjunto para lograr los objetivos de la organización.

La planificación es la función que permite establecer los objetivos, estrategias y planes de acción para la organización, mientras que la organización se refiere a la disposición de los recursos para alcanzar los objetivos establecidos. La dirección se enfoca en la coordinación y motivación del personal, mientras que la coordinación implica la integración de los esfuerzos individuales para alcanzar los objetivos organizacionales. Finalmente, el control se encarga de medir y evaluar los resultados, con el fin de identificar desviaciones y tomar medidas correctivas.

Después de revisar los diferentes conceptos sobre Proceso Administrativo, se comparte el siguiente concepto sobre Proceso Administrativo: es una metodología que busca maximizar los resultados de la organización mediante la planificación, organización, dirección y control de los recursos disponibles.

En este sentido, el proceso administrativo se convierte en una herramienta esencial para la gestión eficiente de una organización, ya que permite identificar y solucionar problemas, optimizar procesos y tomar decisiones informadas. (Ariza, 2016)

Modelos de Proceso Administrativo

Uno de los modelos de Proceso Administrativo más conocidos en la historia de la Administración de Empresas es el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), desarrollado por el ingeniero estadounidense Edwards Deming. Este modelo se enfoca en la mejora continua de los procesos, mediante la planificación, implementación, evaluación y ajuste de acciones para lograr un resultado óptimo. El ciclo PDCA es ampliamente utilizado en la industria y en los procesos de gestión de calidad.

Otro modelo muy conocido de Proceso Administrativo es el propuesto por Peter Drucker, quien en 1954 estableció un modelo de cinco fases que incluye la definición de objetivos, la planificación, la ejecución, la evaluación y el control. Este modelo ha sido ampliamente utilizado en la administración de empresas y ha sido adaptado a diferentes contextos y necesidades organizacionales.

El Proceso Administrativo

El Proceso Administrativo es un conjunto de actividades que se llevan a cabo en las organizaciones para lograr los objetivos establecidos. Este proceso se compone de cuatro funciones principales: la Planeación, la Organización, la Dirección y el Control. (Ariza, 2016)

La Planeación

La planeación es un proceso fundamental en la administración de empresas, ya que permite definir los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. Según Robbins y Coulter (2018), la planeación implica "establecer metas y objetivos para una organización y luego definir las estrategias y planes necesarios para alcanzar esas metas". Por otro lado, Stoner y Freeman (2012) definen la planeación como "un proceso mediante el cual se decide de antemano qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién lo hará".

De acuerdo con mi experiencia como docente investigador, considero que la planeación es el proceso mediante el cual se establecen los objetivos de la organización, se analizan las opciones disponibles y se definen las estrategias y planes necesarios para alcanzarlos. Además, la planeación debe ser un proceso continuo y adaptable, que permita ajustar los planes de acuerdo a los cambios en el entorno y en las necesidades de la organización.

En cuanto al modelo de planeación más utilizado en las PYME, se destaca el enfoque basado en la planeación estratégica simplificada (PES), según lo descrito por Douglas y Craig (2011). Este modelo se enfoca en la identificación de los objetivos clave de la organización, la evaluación de las opciones disponibles para alcanzarlos, y la definición de un plan de acción concreto y realista. Además, la PES se caracteriza por su enfoque práctico y simplificado, que lo hace especialmente adecuado para las PYME, que tienen recursos limitados y necesitan ser ágiles y flexibles para adaptarse a los cambios en el entorno.

La Organización

La Organización es un tema central en la Administración y ha sido abordado por diversos autores desde diferentes perspectivas. Según Stoner y Freeman (2012), la Organización se refiere a la estructura formal de roles, responsabilidades y relaciones en la empresa, mientras que Robbins y Coulter (2016) la definen como el proceso de crear una estructura que facilite la realización eficiente y efectiva de los objetivos de la organización. Por otro lado, Koontz y Weihrich (2010) la entienden como la función de la administración que implica el diseño de la estructura organizacional y el establecimiento de relaciones formales entre las personas y los recursos.

Desde mi perspectiva, la Organización puede definirse como el proceso mediante el cual se establece la estructura formal de una empresa, incluyendo el diseño de los cargos, las relaciones de autoridad, responsabilidad y comunicación entre ellos, con el fin de lograr los objetivos de la organización de manera eficiente y efectiva.

En cuanto al modelo de Organización más utilizado en la PYME, se encuentra el modelo funcional, que se caracteriza por agrupar las actividades y cargos según su función en la empresa, como producción, finanzas, ventas, entre otros. Este modelo permite una mayor especialización de los trabajadores y una clara delimitación de las responsabilidades de cada área, lo que facilita la toma de decisiones y la coordinación de las actividades. Además, es un modelo que se adapta bien a las empresas de menor tamaño, ya que permite un mayor control de los recursos y una estructura organizacional más sencilla y fácil de manejar (Montenegro y Villegas, 2018).

La Dirección

La dirección es una de las funciones esenciales de la administración, y ha sido abordada desde distintos enfoques por los autores en el ámbito de la teoría administrativa. Según Koontz y Weihrich (2010), la dirección se refiere a "el proceso de influir en las personas para que trabajen juntas para lograr los objetivos de la organización". Por su parte, Robbins y Coulter (2016) definen la dirección como "el proceso de influir en las actividades de los miembros de la organización en el cumplimiento de los objetivos organizacionales". Finalmente, Chiavenato (2011) enfatiza que la dirección es el "proceso de conducir y coordinar el trabajo de los individuos y grupos de la organización, orientándolos hacia los objetivos de la empresa".

A partir de los conceptos anteriores, se puede definir la dirección como el proceso mediante el cual se guía y coordina el trabajo de los miembros de una organización, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos por la misma. En este proceso, se hace uso de distintas herramientas y técnicas, como la comunicación, la motivación y el liderazgo, con el objetivo de influir en las actividades de los individuos y grupos de la organización.

En cuanto al modelo de dirección más usado en la PYME, se destaca el liderazgo transformacional, el cual ha sido asociado con mejores resultados en la gestión empresarial (García-Morales, Jiménez-Barrionuevo y Gutiérrez-Gutiérrez, 2012). Este modelo se enfoca en la motivación y el compromiso de los empleados con los objetivos de la empresa, y busca generar cambios significativos en la cultura organizacional, a través de un líder que se preocupa por el bienestar de sus empleados y los inspira para que trabajen de manera creativa e innovadora. Según Rodríguez, Blasco y Gómez (2012), el liderazgo transformacional se ha convertido en una herramienta clave para las PYME, dado que les permite adaptarse de manera más efectiva a los cambios en el entorno empresarial y alcanzar una ventaja competitiva en el mercado.

El Control

El control es una de las funciones principales de la administración, y se refiere al proceso mediante el cual se evalúa el desempeño de la organización y se toman acciones correctivas para corregir desviaciones en el comportamiento real con respecto a lo planeado. Según Koontz y Weihrich (2014), "El control implica la comparación de los resultados reales con los estándares o planes, la identificación de las desviaciones de los estándares y la iniciación de acciones correctivas" (p. 422). Por su parte, Chiavenato (2009) señala que el control implica la retroalimentación de información para la mejora continua de la organización, así como la toma de decisiones oportunas y efectivas en caso de desviaciones.

Desde mi perspectiva, el control se puede entender como un proceso sistemático de medición y evaluación del desempeño de la organización, con el fin de identificar oportunidades de mejora y tomar acciones correctivas en caso de desviaciones. Este proceso debe estar basado en indicadores clave de desempeño, que permitan una evaluación objetiva y cuantitativa de los resultados obtenidos, y debe involucrar a todos los niveles de la organización para garantizar una retroalimentación efectiva y una toma de decisiones informada.

En cuanto al modelo de control más usado en las PYME, según las fuentes consultadas, se destaca el enfoque de control interno. Este modelo se enfoca en la prevención de errores y fraudes mediante la implementación de políticas y procedimientos claros, así como en la detección temprana de desviaciones a través de la supervisión y monitoreo constante de las actividades de la organización (Oliveira et al., 2019). Además, este enfoque permite una mayor participación de los empleados en el control de las actividades de la organización, lo que fomenta la responsabilidad y el compromiso con los objetivos establecidos.

El Proceso Administrativo en la PYME

En el caso de las PYME, existen diferentes modelos de proceso administrativo que se ajustan a sus necesidades y recursos. Por ejemplo, el modelo de las 5 M's (Misión, Metas, Medición, Mejora y Motivación) propuesto por Juran (1992) se enfoca en la definición clara de la misión y objetivos de la organización, la medición y evaluación constante de los resultados, la mejora continua de los procesos y la motivación del personal. Otro modelo utilizado en las PYME es el enfoque Lean, que busca la eliminación de desperdicios y la optimización de los procesos mediante la mejora continua.

El Modelo de Gestión por Objetivos (MBO, por sus siglas en inglés) y el modelo de mejora continua (Kaizen). El MBO se enfoca en establecer objetivos claros y medibles para la organización y sus miembros, lo que puede ser de gran utilidad en el contexto de las PYME, donde la claridad de los objetivos es fundamental.

Por otro lado, el modelo Kaizen se centra en la mejora continua de los procesos y actividades de la organización, lo que puede ser especialmente relevante en un contexto de competencia constante y cambio acelerado.

En la gestión de las PYME, el modelo de proceso administrativo de Fayol es de gran importancia para lograr una gestión empresarial eficiente. Por ejemplo, en la etapa de planificación, se debe definir la misión, objetivos y estrategias de la empresa, para lo cual se deben identificar los recursos y necesidades. En la etapa de organización, se deben diseñar los departamentos y cargos, establecer las relaciones de autoridad y responsabilidad, y definir los procedimientos y sistemas para lograr los objetivos. En la etapa de dirección, se deben motivar y liderar a los colaboradores, para lo cual se deben establecer comunicaciones efectivas y solucionar los conflictos. En la etapa de coordinación, se deben armonizar las actividades de los diferentes departamentos y colaboradores para lograr los objetivos establecidos. Finalmente, en la etapa de control, se debe evaluar el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, identificar las desviaciones y tomar medidas correctivas para mejorar la gestión empresarial (Fayol, 1949).

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Conclusiones

La administración es una disciplina que se ha desarrollado a lo largo del tiempo y se ha enriquecido gracias a las contribuciones de diversos autores. El proceso administrativo es una herramienta fundamental para la gestión eficiente y efectiva de las organizaciones, y se compone de diferentes etapas: planeación, organización, dirección y control.

En cuanto al concepto de proceso administrativo, se puede concluir que se trata de un conjunto de actividades o pasos sistemáticos y secuenciales que deben seguirse para lograr los objetivos de una organización. Este proceso es dinámico y se adapta a los cambios del entorno y a las necesidades de la organización.

La planeación es la primera etapa del proceso administrativo, y su objetivo es establecer los objetivos y metas de la organización, así como definir las estrategias y planes para alcanzarlos. Se puede concluir que la planeación es esencial para el éxito de la organización, ya que permite establecer una dirección clara y objetivos claros.

La organización es la segunda etapa del proceso administrativo, y se refiere a la estructuración de la organización para lograr los objetivos establecidos en la etapa de planeación. Se puede concluir que la organización es importante porque permite establecer la estructura necesaria para que la organización funcione eficientemente.

La dirección es la tercera etapa del proceso administrativo, y se refiere al liderazgo y la motivación de los miembros de la organización para que trabajen en la dirección de los objetivos establecidos en la etapa de planeación. Se puede concluir que la dirección es fundamental para el éxito de la organización, ya que permite motivar a los miembros de la organización y guiarlos hacia la consecución de los objetivos establecidos.

El control es la última etapa del proceso administrativo, y se refiere a la medición y evaluación del desempeño de la organización, para determinar si se están alcanzando los objetivos establecidos en la etapa de planeación. Se puede concluir que el control es esencial para el éxito de la organización, ya que permite identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en grandes obstáculos para la organización.

Referencias

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