Selección de Proveedores

Los proveedores son uno de los tres elementos básicos de la cadena de suministro; junto a la organización y los clientes conforman el sistema mas complejo y a la vez completo y diáfano del mercado; el abastecimiento es una especialidad tenaz, la logística de compras, en donde se ubican los proveedores es una realidad cruda de la empresa. En esta publicación, revisamos los trabajos de, equipo editorial de Buenos Negocios, asímismo, de Crece Negocios e intentamos concretizar unos criterios y aspectos clave para la selección de proveedores.

En primera instancia, un proveedor, es la persona que surte a otras empresas con existencias necesarias para el desarrollo de la actividad; un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta. Los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran. Por lo que cada vez que se tenga que elegir a los proveedores, se debe tomar el tiempo y preparar y ejecutar muy bien la evaluación de las diferentes alternativas que existan.

Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores además del precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cuáles son:

• Precio: Uno de los principales criterios que se debe tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios. Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado. Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc. Asimismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos por pronto pago, etc.
• Calidad: De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus productos o servicios es mala. La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor. Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la calidad de éstos sea acorde con los precios que tienen. Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta los materiales o componentes del producto, sus características, sus atributos, su durabilidad, etc.
• Pago: En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet. Y también evaluamos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc. Siempre debemos buscar las mejores condiciones de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del crédito otorgado sea el mayor posible, sin que ello implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para nosotros. Aunque debemos tener en cuenta que al iniciar relaciones con un proveedor, es poco probable que éste nos otorgue algún crédito comercial, por lo que al menos debemos averiguar si existe la posibilidad de que ello pueda suceder más adelante.
• Entrega: Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros. En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirán siempre con nuestros pedidos, que nos los entregarán oportunamente cada vez que lo requiramos, que siempre contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año, etc. Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.
• Servicio de post venta: En el servio de post venta evaluamos principalmente las garantías que el proveedor nos pueda brindar, qué garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas. También evaluamos la capacitación que nos pueda brindar en el uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, su política de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotación, etc.

Otros factores

Los criterios que hemos mencionado anteriormente son los más importantes y los que más debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin embargo, también existen otros factores que siempre es bueno considerar:

• Experiencia: a mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento.
• Reputación: debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son favorables.
• Organización: si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de distribución.
• Localización: mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor, sobre todo si somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde éste.
• Servicio al cliente: si, por ejemplo, son capaces de brindarnos rápidamente toda la información que requiramos.
• Convenios publicitarios: si, por ejemplo, nos brindan la posibilidad de otorgarnos productos gratis a cambio de publicidad.
• Situación económica: si su situación económica es estable ello podría significar productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera dificultades financieras, ello podría significa una posible disminución en la calidad de sus productos (al querer reducir sus costos), la posibilidad de que dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al incumplir los pagos de sus propios proveedores), poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad de tener liquidez), etc.
• Tamaño: si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más directa (por ejemplo, la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos), mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de negociación para nosotros; si es un proveedor es grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para nosotros.
• Fabricante o mayorista: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños.

Sistematizar el proceso de selección de proveedores permite establecer relaciones sustentables a mediano y largo plazo que impulsen el crecimiento de tu negocio. Algunos criterios para contratar a un nuevo proveedor o repensar la relación con uno existente:

1. Evaluar la importancia del insumo para el negocio. El salmón para un restaurante de sushi o el lúpulo para una cervecería artesanal tienen relevancia estratégica y requieren mucha más atención que las servilletas o el detergente para platos. La importancia del insumo decidirá en gran parte nuestros requisitos hacia el proveedor: ¿queremos que sea un aliado estratégico (y que nos respete como tal, aun si somos pequeños), o el insumo es poco relevante y es suficiente con tener un vendedor que entregue en tiempo y forma(y que pueda reemplazarse con facilidad)?.
2. Analizar el perfil general del proveedor. ¿Es reconocido en su actividad? ¿Cuál es su trayectoria? ¿Cuál es su capacidad de respuesta? Esto incluye considerar su ubicación geográfica, su tamaño, su experiencia en el rubro, su reconocimiento y su cumplimiento con estándares de calidad. Puede realizarse este análisis para preseleccionar algunos proveedores aun antes de ponerse en contacto.
3. Referencias y clientes. En los negocios, frecuentemente, uno es lo que los demás dicen que es; por eso, siempre conviene investigar con clientes actuales o previos de nuestro candidato a proveedor y buscar referencias específicas. Para esto, a veces alcanza con una búsqueda en internet: ¿tiene clientes grandes y reconocidos?, ¿ha habido cambios recientes de clientes a otro proveedor? En otros casos, pueden realizarse llamados o enviarse mail, o bien pedir opiniones a conocidos, asesores o colegas. Las referencias personales pueden permitir ir más allá de lo que la empresa dice ser, y conocerla en acción.
4. Tecnología, infraestructura y logística. ¿Es el proveedor de computadoras un revendedor que opera a pedido desde su oficina móvil o cuenta con un local dedicado, personal y máquinas en exposición para pruebas y demostraciones? ¿Cuenta el proveedor de frutas para mermelada con vehículos propios, tiene un acuerdo con un transportista o nos entrega la mercadería en su fábrica y deja todo el flete en nuestras manos? Se trata de datos que en ciertos insumos pueden afectar los costos, la gestión y la calidad final. En caso de proveedores estratégicos puede resultar valioso visitar sus instalaciones para obtener información de primera mano.
5. Filosofía y forma de trabajo. Resulta difícil trabajar en red con empresas con las que no se comparte la filosofía del trabajo. Analizá aspectos como la orientación al cliente, la importancia de la calidad, el cumplimiento de plazos, la flexibilidad ante nuevos requerimientos o el grado de informalidad.
6. Postventa. El servicio posterior a la venta cuenta mucho sobre la seriedad del proveedor. En los rubros tecnológicos, las garantías extendidas, el servicio técnico y la atención de consultas las 24 horas son factores de extrema importancia y en general ameritan un gasto extra. En otros casos, puede ser relevante el asesoramiento productivo (como en el caso de materias primas) o la opción fluida de cambio o devolución de mercadería.
7. Precio y cuestiones financieras. El precio, lógicamente, no es un factor menor, pero en muchos casos, la importancia de los demás ítems es más relevante a mediano y largo plazo. Además del precio hay que evaluar las posibilidades de pago y no olvidarse de comparar los requisitos de cobranza del proveedor con nuestro propio ciclo de ventas (si tenemos una parilla por ejemplo, la posibilidad de comprar carne algo más cara con pago a 30 días puede ser mucho más atractiva que comprar carne más económica pero tener que pagar al contado).

Fuentes:

https://debitoor.es/glosario/definicion-proveedor

http://www.buenosnegocios.com/notas/457-proveedores-7-criterios-seleccion

https://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion-de-proveedores/